Digitale Prozesse für Ärzte

Mehr Profit, weniger manuelle Arbeit – ohne zusätzliche Mitarbeiter, dank Excellence-Prozessen und Automatisierungen

Wir automatisieren, digitalisieren und optimieren deine Unternehmensprozesse, damit du in 2025 NICHT(!) kämpfen musst, sondern stressfrei und profitabel wachsen kannst.

Exklusiv für Ärzte: Verabschiede dich vom Chaos – mach Platz für Wachstum und Ergebnisse.

Mit Prozessen und Automatisierungen, die deinen Alltag vereinfachen, dein Team entlasten und dein Wachstum beschleunigen.

Ohne Excellence-Prozesse und Automatisierungen

Dein Team ist komplett Abhängig von dir als Geschäftsführer/in…

und du steckst ständig im Tagesgeschäft fest, statt am strategischen Wachstum zu arbeiten. Das führt zu:

  • Unnötigen Fehlern und endlosen Feedbackschleifen im Team, die Effizienz senken und hohe Kosten verursachen.
  • Schwankender Qualität und verpassten Deadlines, die dir Planbarkeit rauben und Umsatzschwankungen verursachen.
  • Routineaufgaben, die Zeit fressen, anstatt dich auf neue Kunden oder strategische Entscheidungen zu fokussieren.
Mit Excellence-Prozessen und Automatisierungen

Deine Unternehmensprozesse laufen komplett automatisiert…

und du behältst den Überblick – egal, ob du im Home Office bist oder mal länger Urlaub machst. Das bringt dir:

  • Ein fokussiertes Team, das sich auf Aufgaben konzentriert, die wirklich Umsatz bringen – die Ergebnisse siehst du direkt in deiner Bilanz.
  • Prozesse, die wie ein Schweizer Uhrwerk laufen, sodass Kunden begeistert sind und dich weiterempfehlen.
  • Mehr Zeit für strategische Entscheidungen, oder einfach mehr Freiheit, weil du dich nicht mehr mit unnötigen Aufgaben aufhalten musst.

So schaffen wir es deine Prozesse zu verstehen und effizienter zu gestalten.

Wir haben bereits über 50 Beratern und Dienstleistern in der gesamten DACH-Region geholfen, ihre wiederkehrenden und zeitaufwendigen Aufgaben zu automatisieren und ihre internen Prozesse effizienter zu gestalten. Das Ergebnis? Weniger Admin-Arbeit, mehr Fokus auf strategisches Wachstum und eine klare Abgrenzung von der Konkurrenz.
Hier ist, wie wir bei dir vorgehen:

01

Wir analysieren deine bestehenden Prozesse und identifizieren Potenziale für Automatisierungen, um die Effizienz zu steigern. Dabei schauen wir genau hin, wo unnötige Engpässe bestehen und welche Aufgaben sofort vereinfacht werden können.

02

Durch die Einführung von Systemen automatisieren wir wiederkehrende Aufgaben, reduzieren Fehler und schaffen mehr Freiraum. Diese Systeme werden so eingerichtet, dass sie nahtlos in deinen Arbeitsalltag integriert werden können.

03

Bevor alles live geht, testen wir die Automatisierungen gründlich und sorgen dafür, dass sie perfekt funktionieren. Gemeinsam prüfen wir, ob die Prozesse deinen Anforderungen vollständig entsprechen.

04

Nach der Implementierung begleiten wir dich, um sicherzustellen, dass die Systeme nachhaltig arbeiten und dein Wachstum unterstützen. Wir stehen dir bei jeder Optimierung zur Seite und sorgen dafür, dass die Prozesse immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Exklusiv für Ärzte

Wir unterstützen Dich in folgenden Bereichen:

Fallstudien unserer Partner

Kundenanzahl verdreifacht und komplett aus dem operativen Tagesgeschäft gezogen

Ich kann morgens entspannt zum Sport gehen und erst mittags anfangen zu arbeiten – und das Geschäft läuft trotzdem reibungslos weiter. Dinge, die früher undenkbar waren.“

Christoph Schadt

Christoph Schardt

Geschäftsführer der EVD Vertriebs GmbH

Branche: Photovoltaik
  • Verdreifachung der Kundenanzahl innerhalb eines Jahres
  • Entlastung des Geschäftsführers durch vollständige Automatisierung operativer Aufgaben
  • Mehr Freiraum für strategische Aufgaben

Herausforderung

Die EVD Vertriebs GmbH war gefangen in einem Teufelskreis aus ineffizienten Prozessen und operativem Chaos. Ohne klare Abläufe stapelten sich Aufgaben, und der Geschäftsführer musste sich tief ins Tagesgeschäft einbringen, um den Betrieb am Laufen zu halten. Strategische Entscheidungen und persönliche Freiräume blieben auf der Strecke.

Ziel

Das Ziel war, eine Struktur zu schaffen, die wiederkehrende Aufgaben automatisiert und klare Prozesse etabliert. Dadurch sollte mehr Zeit für strategische Aufgaben und ein reibungsloser Geschäftsablauf sichergestellt werden – sodass der Geschäftsführer unabhängig vom Tagesgeschäft agieren kann.

Ergebnis

Durch die Automatisierung aller zentralen Prozesse und die Einführung eines nahtlosen Systems konnte die EVD Vertriebs GmbH ihre Kundenanzahl innerhalb eines Jahres verdreifachen. Der Geschäftsführer konnte sich komplett aus dem operativen Tagesgeschäft zurückziehen.

Herausforderung

Die CTN Immobilien und Versicherung GmbH stand vor einem klassischen Problem: Ineffiziente Prozesse und manuelle Doppelarbeit bremsten das Tagesgeschäft aus. Zwischen verschiedenen Tools hin- und herzuwechseln kostete Zeit, die für die Kundenbetreuung fehlte. Neue Aufträge hatten lange Bearbeitungszeiten, während Bestandskunden vernachlässigt wurden.

Ziel

Das Ziel war klar: den manuellen Aufwand pro Kunde zu reduzieren, Abläufe effizienter zu gestalten und ein System zu schaffen, das mehr Übersicht und Schnelligkeit in die Prozesse bringt.

Ergebnis

Durch eine smarte Automatisierung und die Einführung eines zentralen Systems wurden die Abläufe revolutioniert. Mehr Kunden können jetzt gleichzeitig betreut werden – ohne zusätzliche Ressourcen. Neukunden profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten, und Bestandskunden werden wieder zuverlässig betreut.

50% weniger Fehler & 40% mehr Abschlüsse durch unser 1 Klick System

Ich habe endlich das Gefühl, dass wir nicht mehr von unseren Aufgaben überrollt werden, sondern die Arbeit unter Kontrolle haben. Das System arbeitet für uns und nicht umgekehrt.“

CTN Immobilien Cetinkaya

Enes Cetinkaya

Geschäftsführer der CTN Immobilien und Versicherung GmbH

Branche: Immobilien und Versicherung
  • Monatliches Auftragsvolumen um 40 % gesteigert – ohne Qualitätskompromisse.
  • 50 % schnellere Auftragsbearbeitung durch smarte Automatisierungen
  • Fehlerquote um 50 % reduziert und ein nachhaltiges Bestandskundengeschäft geschaffen.

Backoffice-Prozesse automatisiert – Zeit, Stress und Chaos eliminiert.

Unsere internen Abläufe laufen jetzt wie ein Uhrwerk. Statt uns im Backoffice zu verlieren, können wir uns endlich wieder voll auf unsere Kunden konzentrieren.“

Joscha Heese Immobilien

Joscha Heese

Geschäftsführer der Heese und Acar Immobilien GmbH

Branche: Immobilienmakler
  • Komplette Automatisierung von Buchhaltung und Provisionsabrechnung – Backoffice-Aufgaben minimiert.
  • CRM-System neu strukturiert, um Leads lückenlos nachzuverfolgen.
  • Team entlastet und Fokus auf das Kerngeschäft wiederhergestellt – ohne zusätzliche Mitarbeiter.

Herausforderung

Die Heese und Acar Immobilien GmbH war am Limit: Zeitintensive Backoffice-Aufgaben wie Buchhaltung und Provisionsabrechnungen nahmen so viel Raum ein, dass kaum Zeit für das eigentliche Tagesgeschäft – die Immobilienvermittlung – blieb. Es fehlte an Übersicht über offene Forderungen und Zahlungen, und ein chaotisches CRM-System führte dazu, dass Leads verloren gingen. Das Unternehmen stand kurz davor, zusätzliches Personal einstellen zu müssen, um die steigenden Anforderungen zu bewältigen.

Ziel

Das Ziel war, die Backoffice-Tätigkeiten so weit wie möglich zu automatisieren, das CRM-System zu organisieren und eine klare Struktur zu schaffen, um offene Aufgaben, Zahlungen und Leads jederzeit im Blick zu haben. Die Effizienz sollte gesteigert werden, damit das Unternehmen ohne zusätzliche Mitarbeiter wieder handlungsfähig wird.

Ergebnis

Mit der Automatisierung von Buchhaltung, Provisionsabrechnungen und anderen Backoffice-Prozessen konnte das Unternehmen seine Abläufe massiv optimieren. Die Mitarbeiter gewannen wertvolle Zeit für das Kerngeschäft zurück, und das strukturierte CRM-System stellte sicher, dass keine Leads mehr verloren gehen. Statt zusätzliche Ressourcen aufzubauen, wurde das bestehende Team entlastet und die Effizienz spürbar gesteigert.

3 einfache Schritte, um auch deine Prozesse zu automatisieren

01

Termin vereinbaren

Durch unsere intensive Zusammenarbeit mit ausgewählten Unternehmen können wir nur eine begrenzte Anzahl von Projekten übernehmen. Bewirb dich daher über das kurze Formular für ein persönliches Gespräch, damit wir direkt einschätzen können, ob wir dich unterstützen können.

02

Beratungsgespräch

In einem intensiven Beratungsgespräch prüfen wir, wie wir dir helfen können. Wir analysieren gemeinsam dein Unternehmen, deine bestehenden Prozesse und deine internen Abläufe.

03

Individuelle Umsetzung

Gemeinsam entwickeln wir ein einzigartiges System, das sicherstellt, dass dein Unternehmen vollautomatisiert läuft und du dich innerhalb weniger Tage aus dem Tagesgeschäft zurückziehen kannst.

Joerg Sebening Auszeichnung

Im Mai 2024 wurde ich von FunnelCockpit mit dem 1-Millionen-Euro-Award ausgezeichnet, nachdem ich selbst einen Umsatz von einer Million Euro in weniger als 7 Monaten erzielt hatte – dank Systemen und Automatisierungen!

Über Jörg Sebening

Experte für Automatisierung und Prozessoptimierung spezialisiert auf Ärzte

Viele Unternehmer suchen nach einer Möglichkeit, zu wachsen, ohne im operativen Chaos zu versinken. Aus meiner Zeit bei einem deutschen Premium-Autohersteller weiß ich daher, wie entscheidend klare Abläufe und effiziente Prozesse für den Erfolg sind.

Dort war ich für die Analyse und Optimierung von Prozessen verantwortlich – mit dem Ziel, Zeitfresser zu eliminieren, Fehler zu vermeiden und Ergebnisse zu verbessern. Diese Erfahrung hat mir gezeigt, dass durchdachte Prozesse und Automatisierungen nicht nur großen Unternehmen helfen, sondern auch kleinen und mittleren Betrieben ermöglichen, stressfreier zu wachsen.

Was als erste Lösungen für mein Umfeld begann, entwickelte sich schnell zu meiner Expertise: Unternehmensprozesse effizienter und skalierbar zu machen.

Heute nutze ich dieses Wissen – kombiniert mit meiner Erfahrung aus über 50 Projekten –, um Dienstleistern, Beratern und Agenturen zu helfen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und ihre Abläufe so zu optimieren, dass Wachstum ohne zusätzlichen Stress möglich wird.

Wenn auch du aus dem operativen Chaos ausbrechen möchtest, dann mach noch heute den ersten Schritt:

100% kostenlos, unverbindlich & individuell!

Mein Büro in Berlin

Mein 130m² großes Büro befindet sich in Berlin Charlottenburg. Von hier aus betreue ich meine Kunden deutschlandweit sowie im gesamten DACH-Raum.

Hier entwickle ich Automatisierungen, Systeme und Prozesse für dein Unternehmen, damit du effizienter arbeiten und nachhaltig wachsen kannst. Dank meiner optimierten und digitalisierten Lösungen ist eine nahtlose, vollständig digitale Zusammenarbeit möglich.

Brandenburger Tor Berlin

Häufig gestellte Fragen

Ich arbeite hauptsächlich mit Beratern und Dienstleistern, die ihre Prozesse automatisieren und effizienter gestalten wollen.

Wir nutzen ein bewährtes Gesamtsystem, das führende Programme auf dem Markt kombiniert. Dabei geht es nicht nur um einfache Verknüpfungen mit Tools wie Zapier oder Make. Es geht um komplexe Automatisierungen, KI-Elemente und individuelle Codes, die dich schnell vom Tagesgeschäft entlasten und dir mehr Zeit und Geld bringen.

Wir analysieren gemeinsam deine aktuelle Situation, identifizieren Engpässe und besprechen Automatisierungspotenziale.

Die Dauer hängt vom aktuellen Stand deines Unternehmens ab. In den meisten Fällen sind die Systeme innerhalb weniger Wochen einsatzbereit.

Die Kosten richten sich nach dem Umfang und den Anforderungen deines Unternehmens. Im unverbindlichen Erstgespräch klären wir, was für dich die beste Lösung ist.

Ja, du wirst kontinuierlich über den Fortschritt informiert und kannst jederzeit Fragen stellen. Wir arbeiten eng zusammen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.

Hast du noch weitere Fragen?

Sichere dir ein kostenloses Beratungsgespräch, in dem wir deine Fragen beantworten.

Digitalisierung & Automatisierung für Ärzte – Effizienzsteigerung für eine moderne Praxis

1. Überblick über die Branche der Ärzte

Die Arztbranche im Wandel

Ärzte stehen vor der Herausforderung, eine exzellente Patientenversorgung mit effizienten Praxisabläufen zu kombinieren. Neben der medizinischen Betreuung fallen zahlreiche administrative Aufgaben an, die wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Eine digitale Praxis, die auf Automatisierung setzt, kann den Arbeitsalltag erleichtern, Prozesse optimieren und die Patientenzufriedenheit steigern.

Aktuelle Markt- und Branchenentwicklungen

  • Zunehmende Digitalisierung im Gesundheitswesen: Elektronische Patientenakten (EPA), digitale Rezeptausstellung und Telemedizin setzen neue Standards.
  • Steigende Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit: DSGVO-konforme Dokumentationen und verschlüsselte Kommunikationswege sind essenziell.
  • Wachsende Patientenerwartungen: Patienten fordern digitale Terminbuchung, Online-Kontaktmöglichkeiten und kürzere Wartezeiten.

Wettbewerb & Patientenanforderungen

Patienten suchen zunehmend nach digital gut aufgestellten Praxen, die:

  • Online-Terminbuchung und automatisierte Terminbestätigungen bieten,
  • digitale Kommunikation mit E-Mail oder Patientenportalen ermöglichen,
  • schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten durch elektronische Patientenakten sicherstellen.

Eine modern digitalisierte Arztpraxis schafft nicht nur eine effizientere Arbeitsumgebung, sondern erhöht auch die Zufriedenheit und Bindung der Patienten.

2. Herausforderungen & Probleme in der Arztbranche

Wo verlieren Arztpraxen Zeit, Effizienz und Umsatz?

Viele Praxen leiden unter ineffizienten Abläufen, die die tägliche Arbeit erschweren und Ressourcen unnötig binden:

  • Manuelle Terminverwaltung: Hoher Aufwand durch telefonische Terminvereinbarungen und fehlende automatische Erinnerungen.
  • Fehlende Automatisierung in der Abrechnung: Zeitaufwändige Prozesse und hohe Fehlerquoten bei Krankenkassen- und Privatabrechnungen.
  • Unstrukturierte Patientenkommunikation: Lange Wartezeiten auf Rückmeldungen, unkoordinierte Anfragenbearbeitung.
  • Papierbasierte Dokumentation: Unübersichtliche Aktenführung und hohe Archivierungskosten.

Warum sind traditionelle Arbeitsweisen nicht mehr zeitgemäß?

  • Fehlende digitale Schnittstellen erschweren den Datenaustausch mit Patienten, Apotheken und Krankenhäusern.
  • Hoher Verwaltungsaufwand durch ineffiziente Prozesse bindet wertvolle Zeit für die Patientenversorgung.
  • Steigende Konkurrenz durch digital aufgestellte Praxen zwingt zu Modernisierungen.

Ohne eine digitale Transformation geraten Arztpraxen ins Hintertreffen und riskieren steigende Kosten sowie unzufriedene Patienten.

3. Lösungen: Wie Automatisierung & Digitalisierung Arztpraxen voranbringen

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Effizienzsteigerung durch smarte digitale Lösungen für:

  • Terminbuchung & -erinnerungen: Online-Terminvergabe mit automatisierten SMS-/E-Mail-Benachrichtigungen.
  • Digitale Patientenaufnahme & Dokumentation: Online-Formulare, elektronische Anamnesebögen und digitale Patientenakten.
  • Automatisierte Abrechnung & Zahlungsprozesse: DSGVO-konforme Rechnungsstellung, automatische Mahnläufe und Kassenabrechnungen.
  • Digitale Patientenkommunikation & Follow-ups: Automatische Benachrichtigungen für Kontrolltermine, Impf-Erinnerungen oder Befundübermittlung.
  • Materialwirtschaft & Bestellmanagement: Smarte Bestandsverwaltung für Medikamente und Verbrauchsmaterialien.

Vorteile der Digitalisierung für Arztpraxen

Effizienzsteigerung durch reduzierte manuelle Arbeitsschritte.
Kostensenkung durch automatisierte Workflows und weniger Personaleinsatz für Verwaltungsaufgaben.
Bessere Patientenerfahrung durch optimierte Terminplanung und kürzere Wartezeiten.
Wettbewerbsvorteil durch innovative, digitale Services.
Skalierbarkeit & Wachstum durch digitale Systeme, die sich flexibel anpassen.

4. Warum unsere Lösung für Arztpraxen die richtige Wahl ist

Was macht unsere Herangehensweise besonders?

  • Branchenkenntnis & maßgeschneiderte Automatisierungslösungen für Arztpraxen.
  • Einfache Integration in bestehende Systeme (z. B. Praxissoftware, CRM, Abrechnungssysteme).
  • DSGVO-konforme & sichere digitale Prozesse für maximale Datensicherheit.
  • Flexibel anpassbare Lösungen für Praxen jeder Größe.

Welche konkreten Vorteile haben Ärzte, wenn sie unsere digitalen Lösungen nutzen?

  • Mehr Zeit für die Patientenbetreuung durch reduzierte Verwaltungsarbeit.
  • Schnellere Terminvergabe & effiziente Abläufe für mehr Patientenzufriedenheit.
  • Optimierte Abrechnung & Finanzprozesse, die Fehler und Verzögerungen vermeiden.
  • Zukunftssichere Praxis durch digitale Prozesse, die langfristig Bestand haben.

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Bitte beachte: Rein zeitlich ist es mir leider nicht möglich, mehr als eine Handvoll Kunden zu betreuen und gleichzeitig starke Ergebnisse zu liefern.

Meine Dienstleistungen sind stark nachgefragt. Um mit mir zusammenzuarbeiten, ist eine Bewerbung notwendig. In einem kostenfreien Erstgespräch finde ich heraus, welche Systeme sich für dein Geschäft am Besten eignen und welcher Hebel bei dir für den nächsten Durchbruch sorgt.

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